SAQ-Supplier audit questionnaire
Supplier Audit Questionnaire - SAQ (Upitnik za reviziju dobavljača) je dokument koji koriste organizacije za procjenu prikladnosti i sposobnosti potencijalnih ili postojećih dobavljača.
Ovaj upitnik obično uključuje niz pitanja koja su osmišljena za procjenu učinka dobavljača, sustava upravljanja kvalitetom, financijske stabilnosti i poštivanja zakonskih i regulatornih zahtjeva.
Koristi se kao alat za pomoć organizaciji u odabiru dobavljača koji zadovoljavaju njihove specifične potrebe i zahtjeve. Također se može koristiti kao dio tekućeg procesa upravljanja dobavljačima, za praćenje učinka postojećih dobavljača i identificiranje područja za poboljšanje.
Ovaj segment je minimalni korak u ocjenjivanju dobavljača kako bi se moglo upravljati lancem opskrbe na temu kontrole provedbe ESG inicijative (environment, social, governance).
Pitanja uključena u SAQ mogu se razlikovati ovisno o specifičnim zahtjevima organizacije i industriji u kojoj dobavljač posluje. SAQ se također može prilagoditi tako da uključuje dodatna pitanja koja su relevantna za potrebe organizacije.
SAQ obično pokriva niz tema:
• Podatke o tvrtki, uključujući detalje o vlasništvu, lokaciji i veličini.
• Sustav upravljanja kvalitetom, uključujući politike, procedure i procese za upravljanje kvalitetom.
• Informacije o proizvodu ili usluzi, uključujući specifikacije i standarde
• Usklađenost s propisima, uključujući poštivanje relevantnih zakona i propisa
• Financijska stabilnost, uključujući informacije o financijskom zdravlju i stabilnosti dobavljača
Uključivanje dobavljača u proces Supplier Audit Questionnaire (SAQ)
Jednom godišnje, dobavljač mora ispuniti upitnik tj. odgovoriti na pitanja iz upitnika, nakon čega nabava preuzima odgovore i ocijenjuje ga.
Uključivanje dobavljača u proces SAQ-a u aplikaciji vrši se na pregledu dobavljača na način da se uđe u pregled podataka o odabranoj tvrtki i označi indikator „Uključen u proces SAQ“
Sustav šalje automatsku notifikaciju dobavljaču na registriranu mail adresu sa linkom za pristup upitniku. Također, upitnik je moguće otvoriti i kroz Portal dobavljača.
Ispunjavanje SAQ upitnika u aplikaciji
Nakon primitka e-mail notifikacije od strane kupca, dobavljač je dužan ispuniti web obrazac i odgovoriti na pitanja.
Nakon odabira opcije za ispunjavanje upitnika, otvara se web obrazac koji sadrži definirana pitanja, a koja su podijeljena u više segmenata koje je moguće prilagoditi sukladno potrebama zahtjevima organizacije:
1. Podaci o tvrtki – u ovom dijelu potrebno je ispuniti opće podatke o tvrtki, navesti ključni menadžment tvrtke i opće informacije
2. Financije – u ovom dijelu ispunjavaju se financijski detalji tvrtke.
3. Operativno - u ovom dijelu potrebno je odgovoriti na pitanja vezana uz sustav kvalitete i IT sustav.
4. Korporativno upravljanje – ovaj dio upitnika odgovara na pitanja je li tvrtka u skladu sa svim lokalnim zakonima i propisima u odnosu na navedena osjetljiva pitanja povezana sa poslovnim aktivnostima, a odnosi se na korporativno upravljanje, politike korporativnog upravljanja i procesuriranje.
5. Društvo - u ovom dijelu traže se odgovori na pitanja pridržava li se tvrtka svih lokalnih zakona i propisa u vezi s ljudskim pravima i uvjetima na radnom mjestu u skladu sa zahtjevima Opće deklaracije o ljudskim pravima i Međunarodnim konvencijama o radu prema navedenim temama.
6. Okoliš - u ovom dijelu potrebno je odgovoriti na pitanja oko politike i prakse vezane uz okoliš, utjecaje povezane s proizvodom i korištenju energenata.
7. Politički izložene osobe - ovaj dio upitnika odgovara na pitanja jesu li unutar tvrtke zaposlene politički izložene osobe.
8. Poslovne reference – u ovo polje potrebno je unijeti relevantne reference poslovanja tvrtke koje su vezane uz područje suradnje sa kupcem.
9. Dodatne informacije – opcionalno polje za unos dodatnih informacija. Ovdje se mogu navesti sve dodatne informacije koje će objasniti sva pitanja na koja nema odgovora ili će pružiti podršku za bilo koji aspekt vašeg poslovanja koji se smatra kritičnim i koji možda nije gore pokriven.
Primjer upitnika (polja označena sa * su obvezna):
Nakon ispunjavanja upitnika moguće ga je spremiti za naknadno uređivanje ili poslati klikom na opciju „Pošalji“.
Ako dobavljač u roku 3 mjeseca nakon otvorenog SAQ-a ne ispuni SAQ, ne može pristupiti davanju ponude na tenderima.
Kada dobavljač pošalje upitnik, on je vidljiv nabavi na Upravljačkoj ploči Portala kupca, gdje stoji obavijest da je potrebno ocjenjivanje dobavljača.
Nakon toga, na Pregledu dobavljača potrebno je odabrati opciju „Otvori SAQ“ gdje se otvara upitnik sa ispunjenim podacima. Sukladno postavljenim parametrima vrši se ocjenjivanje dobavljača.
Također, aplikacija na Pregledu dobavljača nudi mogućnost filtriranja dobavljača uključenih u SAQ po različitim statusima:
Godinu dana nakon inicijalno ispunjenog upitnika, dobavljač će dobiti sistemsku notifikaciju za ažuriranje podataka. Kod ponovnog logiranja dobavljač vidi sve prethodno unesene podatke koje može korigirati i ponovno poslati kupcu.
Ukoliko u roku 3 mjeseca ne ažurira svoje podatke, dobavljaču će biti onemogućeno sudjelovati na tenderima.